商談の振り返りや議事録の作成にAIを使いたい。そのとき、まず整理したいのは「どの情報を、どこへ渡し、何のために使うか」です。「このAIは安全か」という大きな問いは、そのままでは答えが出ません。入力情報・送信先・利用条件・保存と削除の4つに分けると、打ち合わせで一つずつ確認できる形になります。
導入前に確認する4つの問い。特定サービスの構成図ではなく、打ち合わせの整理例です
情報セキュリティの管理には、リスクを継続的に管理する仕組み（ISMS）という考え方があります（ISMS-ACの日本語解説「ISMSとは」）。この記事では、その考え方を営業向けAIの導入判断に当てはめ、打ち合わせで使える確認項目に整理します。
まず、AIに渡す情報の中身をどう確認する？
商談録音や議事録の取扱いは、ファイルの形式に加えて、そこに含まれる情報と利用目的を整理して決めます。
たとえば、商談には担当者の名前だけでなく、予算、価格交渉、未公開の計画、社内の意思決定に関する話が含まれることがあります。「営業の議事録」という名前だけでは、共有してよい範囲を決められません。
最初に、使いたい業務を一つ選びます。商談後の議事録作成なのか、チーム内の振り返りなのか。目的が決まったら、そのために必要な情報を整理します。
議事録を作るなら会話の内容が必要でも、別の顧客の資料まで一緒に渡す必要はないかもしれません。最初からすべての情報を対象にせず、目的に必要な範囲から始める方針を勧めます。
録音やAI処理について相手に何を説明するかも、社内ルールと顧客との契約に照らして確認します。
データはどこへ渡るのか
導入時には、利用画面の提供者だけでなく、文字起こしやAI処理を担う相手と、渡す情報の範囲を確認します。
以下は、特定の製品を示すものではない、処理の整理例です。
| 処理 | 渡す情報の例 | 確認したい相手・場所 |
|---|---|---|
| 音声の保存 | 商談の録音ファイル | 保存を担うサービス |
| 文字起こし | 音声 | 音声認識を担う事業者 |
| 要約 | 文字起こしされた会話 | AI処理を担う事業者 |
| 結果の共有 | 議事録・要約 | 社内の利用者、連携先 |
サービス提供者に、このような流れを説明してもらうと、委託先や処理場所について質問しやすくなります。機能やプランによって条件が違うなら、利用予定のものに絞って確認します。
会話の一部が障害調査用のログに記録され、外部の監視サービスへ送られる構成になっていないかも、確認対象に入れます。文字起こしやAI処理だけでなく、その横にある記録の送信先も聞きます。
学習利用・保存・人のアクセスは、なぜ分けて聞くのか
「AIの学習に使われない」という説明を受けた場合も、保存や人による閲覧の条件は、それぞれ別に確認します。
学習利用は、預けた情報をモデルの訓練などに使うかという問いです。処理のための保存、障害調査、不正使用の監視といった取扱いは、別の問いになります。
たとえばMicrosoftが Azure の Foundry モデル（Azure OpenAI を含む）について公開している資料も、学習への利用と、機能に応じたデータ保存や不正使用の監視を分けて説明しています。これは確認項目を分ける参考例であり、すべてのAIサービスに同じ条件が当てはまるという意味ではありません（Microsoftのデータ取扱いの説明）。
確認の際は、質問と回答を一組で残します。
- 入力した情報と生成結果は、何の目的で使われるか。
- どこに保存され、保存期間を設定できるか。
- 提供者や委託先の人が閲覧できる条件は何か。
- 回答の根拠になる契約、規約、設定画面はどれか。
口頭で「大丈夫です」と確認して終わるより、利用条件を後から確かめられる形にしたいところです。
保存期間と削除する範囲は、どこまで決めておく？
営業データの保存では、利用する期間と、不要になったときに削除する範囲を、導入前に整理しておきます。
録音と議事録を、同じ期間残す必要があるでしょうか。振り返りに必要な情報をどの形で残すかは、業務の目的から考えます。ここで一律の保存期間を決めることはしません。
削除についても、「画面から消えた」と「保存先から削除された」を区別して質問します。元の録音、文字起こし、要約、検索用データ、バックアップのうち、どれが対象かを確認します。
以前のAI回答を再利用する仕組みや、失敗した処理をやり直す仕組みがあるなら、その保存先も聞きます。処理中に削除を依頼したとき、後から作られた要約や回答が再び表示されないかも、確認項目に加えます。
解約後のデータ出力と削除の扱いも、この段階で聞いておくと、サービスを変更するときの判断材料になります。
次の打ち合わせでは、この表を埋める
導入判断を進めるために、利用したい業務を一つ選び、必要な情報とその取扱いを一枚の表にまとめてみてください。
| 項目 | 記録すること |
|---|---|
| 利用目的 | どの業務で、何をしたいか |
| 入力する情報 | 何を含め、何を対象外にするか |
| 渡す相手 | 提供者・委託先・連携先と、処理場所 |
| 利用条件 | 学習利用、保存、人のアクセス |
| 保存と削除 | 期間、削除対象、解約後の取扱い |
| 根拠と担当 | 確認した資料・日付、社内で判断する人 |
この記事で勧めたいのは、「安全か」という大きな質問を、業務で判断できる単位に分けることです。分からない項目が残れば、その情報を渡す前に何を確認すべきかも明確になります。
この記事は導入時の確認の進め方を扱いました。当社の IntelligentSales（インテリジェントセールス）を含むいずれのサービスについても、個別サービスの安全性や法令への適合性を評価したものではありません。実際の利用条件は、契約と利用予定の機能・設定に照らして確認してください。
商談情報を誰に共有するか、閲覧・編集・出力をどう分けるかは、商談データは誰がどこまで見られるべきかで整理しています。
